Szanowni Państwo,
W poniższym tekście Znajdą Państwo praktyczny przewodnik, który pozwoli bezbłędnie wypełnić dokumentację Państwa aplikacji na częściowe studia zagraniczne z puli umów IHS UW.
UWAGA!!!
Osoby, które Uczestniczyły w rekrutacji na uczelnie z puli umów bilateralnych Instytutu Historycznego proszę o uważne zapoznanie się i dokładne zastosowanie się do instrukcji, które nadeśle Państwu drogą elektroniczną dr Mateusz Wilk, koordynator ds. Programu Erasmus+ w IH UW.
Mini przewodnik dla Koordynatorów i Studentów ds. Mobilności
Kwalifikacja studentów i doktorantów na wyjazdy stypendialne na studia zagraniczne
w systemie USOSweb
Nazwisko każdego zakwalifikowanego Studenta pojawi się w studenckim profilu USOS w zakładce ,,Wymiana studencka” – „wyjazdy przyznane”.
Przy nazwisku studenta w rubryce „etap kwalifikacji” pojawia się informacja „Uzupełnienie student, koordynator”. Oznacza to, że poprzez własny profil USOSweb dany student musi uzupełnić puste rubryki o wymagane informacje.
UWAGA! Koordynator zobowiązany jest do poinformowania zakwalifikowanego studenta (email, tablica informacyjna) o konieczności uzupełnienia formularza poprzez USOSweb.
UWAGA NOWOŚĆ! W związku ze zmianami wprowadzonymi w programie Erasmus+ (możliwe wielokrotne wyjazdy na jednym stopniu studiów, itp.) koordynator nie ma możliwości uzupełnienia poniższych danych z własnego profilu USOSweb. Student musi zatem sam uzupełnić dane z własnego profilu USOSweb.
A. Student w zakładce „wymiana studencka / wyjazdy / uzupełnij” wpisuje wszystkie brakujące dane.
Nowość! Student musi odpowiedzieć na pytanie, czy uczestniczył już w programie LLP-Erasmus. Jeśli tak, musi wykazać wszystkie wcześniejsze wyjazdy (na studia i praktykę). Jeśli student wyjeżdżał z UW pojawia się tabela wyjazdów,
które powinien skopiować do oświadczenia. Student powinien też dopisać inne wyjazdy, które odbyły się w ramach programu LLP-Erasmus i nie zostały wykazane w tabeli (wyjazdy, które zostały zrealizowane przed wprowadzeniem systemu informatycznego USOS – moduł BWZ, wyjazdy z innej uczelni itp.). Student musi też oświadczyć, na jakim poziomie zna język, w którym będzie studiował. W tym celu musi wskazać „język wiodący wyjazdu”. W rubryce tej wpisane są wszystkie języki i ich poziomy wynikające z umowy międzyinstytucjonalnej. W rubryce „Poziom języka” student wskazuje na jakim poziomie zna język na etapie kwalifikacji. Następnie student wyraża zgodę na zaproponowany wyjazd i jego warunki, wybierając przycisk „zapisz”.
UWAGA! Na etapie kwalifikacji student może znać język na poziomie niższym, niż wskazuje umowa międzyinstytucjonalna. Jednak przed wyjazdem do uczelni zagranicznej student musi osiągnąć poziom znajomości języka zgodny z warunkami wskazanymi w umowie międzyinstytucjonalnej. Jeżeli student nie będzie znał właściwego języka na właściwym poziomie uczelnia zagraniczna może nie przyjąć studenta na studia i nie będzie ponosić żadnych kosztów z tym związanych.
UWAGA! Student może skrócić wyjazd roczny do semestralnego, ale niedozwolone jest wydłużenie pobytu semestralnego do rocznego. Stypendia będą przyznawane zgodnie z warunkami określonymi w umowie międzyinstytucjonalnej.
B. Koordynator sprawdza, czy student prawidłowo wypełnił dane. Na liście przyznanych wyjazdów przy nazwisku studenta „Etap kwalifikacji” zmienia się na „Uzupełnia koordynator”.
C. Koordynator uzupełnia / weryfikuje informacje wprowadzone przez studenta (przycisk „Uzupełnij”). Koordynator może też na tym etapie „odwołać” wyjazd, np. gdy studentowi został przyznany wyjazd na innym kierunku lub ze złożonego oświadczenia wynika, że na danym cyklu studiów student wykorzystał już swój „kapitał mobilności” (przycisk „Odwołaj”).
D. Jeżeli student uzupełnił formularz prawidłowo, koordynator, wybierając przycisk „Zapisz” a następnie „Zatwierdź” (zielony przycisk na końcu strony), zatwierdza wyjazd ostatecznie.
UWAGA! Po przyciśnięciu klawisza „Zatwierdź” koordynator nie może już niczego zmienić w danych dotyczących wyjazdu studenta. Informacje o zakwalifikowanym studencie po migracji danych pojawią się w systemie USOS – moduł BWZ.
Na liście przyznanych wyjazdów przy nazwisku studenta z zakończonym procesem kwalifikacji pojawi się etap kwalifikacji – „Zakończona”.
E. Gdy wszyscy studenci mają zaznaczony etap kwalifikacji („Zakończona”), koordynator drukuje listę i dołącza ją do protokołu kwalifikacji.
F. Do protokołu należy dołączyć formularz pt. „Indywidualne zgłoszenie kandydata na wyjazd” (dawniej tzw. „zielony formularz”). Formularz ten może wydrukować zarówno koordynator jak i student (zakładka „wyjazdy przyznane” > „nazwisko studenta” > „podgląd” – zielony przycisk „drukuj formularz”). Formularz musi być podpisany przez 3 osoby: koordynatora ds. mobilności, dziekana/kierownika jednostki, zakwalifikowanego studenta.
UWAGA! Protokół kwalifikacji wraz z listą wygenerowaną z systemu USOSweb oraz kompletem formularzy „zgłoszeń kandydata na wyjazd” należy przekazać do Biura Współpracy z Zagranicą w nieprzekraczalnym terminie do dnia 12 marca 2014 roku.
Z poważaniem,
dr Michał Wardzyński